Cómo hacer una factura correcta: requisitos legales y errores habituales

Emitir facturas parece lo más sencillo del negocio, pero es justo donde nacen muchos problemas con Hacienda. Un NIF que falta, una numeración que se salta un número o una mención de exención olvidada pueden hacer que tu cliente no pueda deducirse el IVA o que una inspección cuestione tus ingresos. Saber cómo hacer una factura correcta te ahorra rectificaciones, reclamaciones y sanciones.

En esta guía repasamos quién está obligado a facturar, qué datos debe llevar una factura completa, cuándo puedes usar la simplificada, cómo numerar y en qué plazo emitir, cómo se corrigen los errores y qué cambia con Verifactu y la factura electrónica obligatoria.

¿Quién está obligado a emitir factura y en qué operaciones?

Todo empresario o profesional debe expedir factura por las entregas de bienes y los servicios que realiza en su actividad, también cuando el cliente es un particular. Así lo establece el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturación y que es la norma de referencia para autónomos, sociedades y cualquier otro obligado tributario.

La regla tiene pocas excepciones y están tasadas. Algunas operaciones exentas del IVA, como buena parte de los servicios financieros y de seguros, no exigen factura, y determinados comerciantes minoristas en recargo de equivalencia solo deben emitirla en supuestos concretos, por ejemplo cuando el comprador es un empresario que la solicita.

Fuera de esos casos, la obligación existe aunque el importe sea pequeño o el cliente no la pida. Además, debes entregarla: no basta con generarla en tu programa. Y si tu cliente es un empresario o profesional, tiene derecho a exigirte una factura completa para poder deducirse el IVA soportado y justificar el gasto.

¿Qué datos debe incluir obligatoriamente una factura completa?

La factura completa u ordinaria tiene un contenido mínimo fijado por el artículo 6 del reglamento. Debe identificar a las dos partes, la operación y el impuesto, de forma que cualquiera que la lea, incluida la Agencia Tributaria, pueda comprobar qué se vendió, a quién, cuándo, por cuánto y con qué tributación.

Los datos obligatorios son estos:

• Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha en que se realizó la operación.
• Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del emisor.
• Nombre o razón social, NIF y domicilio del cliente cuando es empresa o profesional.
• Descripción de los bienes o servicios, con el precio unitario sin impuestos y los descuentos que no estén incluidos en él.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota repercutida, consignada por separado.

Si eres profesional y tu cliente es una empresa o un autónomo, debes añadir la retención de IRPF en facturas que corresponda, restándola del total. Y si la operación está exenta o no sujeta, la factura debe explicar por qué, con la referencia legal correspondiente.

La factura puede redactarse en cualquier idioma y expresarse en cualquier moneda, pero la cuota de IVA debe figurar también en euros.

¿Cuándo puedes emitir una factura simplificada en lugar de una completa?

La simplificada, lo que antes se conocía como ticket, sirve para operaciones de importe reducido. Con carácter general puedes emitirla cuando el total no supera 400 euros, IVA incluido. El límite sube a 3.000 euros en sectores concretos, como el comercio minorista, la hostelería, la peluquería o el transporte de personas [BOE, 2012].

No puedes usarla, sea cual sea el importe, en las entregas intracomunitarias de bienes ni en las ventas a distancia. Su contenido es más ligero: número y serie, fecha, NIF y nombre del emisor, tipo de bienes o servicios, tipo de IVA con la expresión «IVA incluido» y el total.

Si el cliente es un empresario que quiere deducirse el IVA, puede pedirte que añadas su NIF y domicilio y que la cuota figure por separado. Con esos datos, la simplificada le sirve como justificante del gasto.

¿Cómo se numeran las facturas y en qué plazo hay que emitirlas?

La numeración debe ser correlativa, sin saltos ni repeticiones, dentro de cada serie. Puedes crear series distintas por establecimientos, por tipo de operación o por año, pero las facturas rectificativas deben ir obligatoriamente en una serie propia. Un hueco en la numeración es de las primeras cosas que revisa una inspección.

Lo más práctico es incluir el año en la serie, por ejemplo 2026-001, y reiniciar la numeración cada ejercicio. Si en algún momento anulas una factura antes de enviarla, deja constancia documentada de por qué ese número no se ha usado.

En cuanto al plazo, la factura debe expedirse en el momento de realizar la operación. Cuando el cliente es un empresario o profesional, la ley da algo más de margen: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA. Si trabajas con un mismo cliente varias veces al mes, puedes agrupar todas las operaciones en una factura recapitulativa, emitida como máximo el último día del mes o, si el cliente es empresa, antes del día 16 del mes siguiente.

Emitir tarde no anula la factura, pero puede descuadrar el trimestre en el que declaras el IVA.

¿Qué menciones especiales exige la ley en algunas facturas?

Además de los datos generales, algunas operaciones exigen una frase concreta que explique su tratamiento fiscal. Sin ella, la factura está incompleta aunque los importes sean correctos, y Hacienda puede entender que debiste repercutir IVA. Las menciones más frecuentes afectan a las exenciones, la inversión del sujeto pasivo y los regímenes especiales.

• Operación exenta: indica el precepto de la Ley del IVA que la ampara, por ejemplo el artículo 20 para ciertos servicios sanitarios o educativos.
• Inversión del sujeto pasivo: añade la mención «Inversión del sujeto pasivo», habitual en servicios a empresas europeas y en algunas operaciones interiores.
• Criterio de caja: si estás acogido a este régimen, incluye «Régimen especial del criterio de caja».
• Autofacturación: cuando la emite el propio cliente en tu nombre, figura «Facturación por el destinatario».
• Bienes usados o agencias de viajes: se indica el régimen especial correspondiente.

Las operaciones con clientes de otros países de la Unión Europea tienen sus propias reglas y requisitos previos, que explicamos en la guía sobre el IVA con clientes de la Unión Europea.

¿Cómo se corrige una factura con errores?

Una factura emitida no se borra ni se modifica a mano. Si contiene un error o faltan datos, se expide una factura rectificativa en una serie específica, que identifica la factura original, explica la causa de la corrección y recoge el importe corregido. Debe emitirse en cuanto detectes el error y siempre dentro de los cuatro años siguientes al devengo.

Hay dos formas de rectificar. Por diferencias, la rectificativa recoge solo el importe que se suma o se resta, por ejemplo un descuento posterior. Por sustitución, se anula el importe de la factura original y se vuelven a consignar los datos correctos completos.

También se rectifica cuando cambia la base imponible después de facturar: devoluciones de mercancía, descuentos por volumen, operaciones que se anulan o clientes en concurso de acreedores. En los impagos, la ley permite recuperar el IVA repercutido si se cumplen ciertos requisitos y plazos, y conviene no dejarlos pasar.

La rectificativa se declara en el modelo 303 del periodo en que se emite, no en el de la factura original, salvo en algunos supuestos concretos.

¿Cuáles son los errores más habituales al facturar?

En el despacho vemos una y otra vez los mismos fallos: numeraciones con saltos, datos del cliente incompletos, IVA aplicado a operaciones que no lo llevan y retenciones olvidadas. Casi todos se deben a plantillas mal configuradas desde el principio, por lo que un solo error se multiplica en todas las facturas del año.

1. Emitir una factura proforma y tratarla como definitiva: la proforma no tiene validez fiscal.
2. Reiniciar la numeración sin cambiar de serie o repetir números al cambiar de programa.
3. Omitir el NIF o el domicilio del cliente empresario, lo que impide que se deduzca el IVA.
4. Facturar sin IVA a una empresa europea sin haber comprobado su NIF-IVA.
5. Olvidar la retención de IRPF o aplicar el porcentaje equivocado.
6. Corregir una factura editando el PDF en lugar de emitir una rectificativa.

«Un error aislado se arregla con una rectificativa; el problema aparece cuando se repite durante meses y obliga a revisar varios trimestres a la vez.»

— Equipo de CM Asesoría

¿Qué cambia con Verifactu y la factura electrónica obligatoria?

Se avecinan dos cambios distintos que conviene no confundir. Verifactu obliga a que los programas de facturación garanticen la integridad de cada registro, y será exigible desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes, como los autónomos [BOE, 2025].

Con Verifactu, cada factura llevará un código QR y el programa generará registros que no se pueden alterar sin dejar rastro. No cambia qué datos debe contener la factura, sino cómo se genera y se conserva.

La segunda novedad es la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, desarrollada por el Real Decreto 238/2026. Su aplicación efectiva no llegará hasta doce meses después de la orden ministerial que regule la solución pública de facturación para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones, y veinticuatro meses después para el resto [Agencia Tributaria, 2026]. Las facturas simplificadas quedan fuera de esta obligación.

Desde CM Asesoría recomendamos elegir ya un programa que cumpla ambas normas, siguiendo las especificaciones publicadas por la Agencia Tributaria, para no tener que migrar dos veces.

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?

Las facturas emitidas y recibidas deben guardarse, como mínimo, durante los cuatro años del plazo de prescripción tributaria. Sin embargo, el Código de Comercio exige a los empresarios conservar la documentación de su actividad durante seis años, por lo que ese es el plazo prudente para autónomos y sociedades.

Puedes conservarlas en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice su legibilidad, su integridad y el acceso inmediato si Hacienda las solicita. Si digitalizas facturas en papel, utiliza un sistema que asegure que la copia es fiel al original.

Si una factura acredita gastos que se amortizan durante muchos años o bases negativas que compensas más adelante, el plazo se alarga, porque Hacienda puede comprobar esos importes mientras produzcan efectos. Si prefieres no ocuparte de todo esto, en nuestros servicios de asesoría fiscal llevamos el control de tu facturación.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer factura a un particular?

Sí. La obligación de facturar existe con independencia de quién sea el cliente, salvo las excepciones tasadas en el reglamento. Con particulares, si el importe no supera 400 euros, o 3.000 euros en ciertos sectores, puedes emitir una factura simplificada con menos datos, pero debes expedirla igualmente y registrarla en tus libros.

¿Puedo hacer las facturas con una hoja de cálculo?

Hoy es posible, siempre que la factura incluya todos los datos obligatorios y la numeración sea correlativa. Sin embargo, con Verifactu los sistemas informáticos que se usen para facturar deberán cumplir requisitos de integridad y trazabilidad, por lo que conviene pasar a un programa adaptado antes de que la obligación sea exigible.

¿Qué diferencia hay entre una factura y una proforma?

La factura es el documento que acredita una operación a efectos fiscales y genera la obligación de declarar el IVA. La proforma es solo una oferta o presupuesto con formato de factura, sin validez fiscal: no se numera en la serie de facturas, no se declara y no permite deducir el IVA. Cuando se confirma la operación, hay que emitir la factura definitiva.

¿Qué hago si he emitido una factura con el IVA equivocado?

Debes emitir una factura rectificativa en su serie específica, identificando la original y explicando el error. Si repercutiste de menos, regularizas la diferencia en el periodo en que emites la rectificativa. Si fue de más, puedes devolver el exceso al cliente y corregirlo en tu declaración, con algunos límites si ha pasado tiempo.

¿Cuándo tengo que emitir la factura si cobro por adelantado?

Los pagos anticipados devengan el IVA en el momento del cobro, así que debes emitir la factura por el importe anticipado en ese momento o, si el cliente es empresario, antes del día 16 del mes siguiente. Cuando completes la operación, facturarás solo el importe pendiente, indicando el anticipo ya facturado.

Referencias