Verifactu: qué es y cómo adaptar tu programa de facturación a tiempo

Pocas novedades fiscales han generado tantas dudas en los últimos años como Verifactu. Primero iba a ser obligatorio en 2025, después en 2026 y ahora las fechas se han trasladado a 2027. Entre aplazamientos, mensajes comerciales de programas de facturación y siglas nuevas, muchos autónomos y pymes no saben si les afecta, qué tienen que hacer ni cuándo.

En esta guía te explicamos qué es Verifactu, a quién afecta y quién queda fuera, cuáles son las fechas vigentes, qué cambia en tus facturas, qué modalidad te conviene, cómo adaptar tu programa paso a paso, qué sanciones existen y en qué se diferencia de la factura electrónica obligatoria.

¿Qué es Verifactu y por qué lo ha creado Hacienda?

Con este nombre se conoce el conjunto de requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación para impedir que las facturas se borren, se alteren o se oculten. Su objetivo es combatir el llamado software de doble uso, programas que permitían llevar una contabilidad paralela y rebajar las ventas declaradas sin dejar rastro.

El origen está en la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, que añadió a la Ley General Tributaria la obligación de que los programas garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Su desarrollo llegó con el Real Decreto 1007/2023, que aprobó el reglamento de requisitos de estos sistemas, y con la Orden HAC/1177/2024, que fija las especificaciones técnicas.

El nombre Verifactu hace referencia a la modalidad en la que el programa envía automáticamente cada registro a la Agencia Tributaria, aunque en el uso diario se emplea para hablar de toda la obligación. En CM Asesoría seguimos de cerca las especificaciones técnicas que publica la Agencia Tributaria para orientar a cada cliente en la elección de su programa.

¿A quién afecta la obligación y quién queda fuera?

Están obligados los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, los autónomos que tributan en el IRPF por actividades económicas, los no residentes con establecimiento permanente y las entidades en atribución de rentas, siempre que utilicen un programa informático para emitir sus facturas. Lo determinante no es el tamaño del negocio, sino cómo facturas.

Da igual que emitas diez facturas al año o diez mil, que tributes en estimación directa o por módulos: si facturas con un programa, este debe cumplir los requisitos. Afecta también a los comercios que solo emiten facturas simplificadas desde una caja registradora o un TPV con software de facturación.

Quedan fuera dos grupos principales:

• Quienes ya están acogidos al Suministro Inmediato de Información del IVA, conocido como SII, que envían sus registros a Hacienda por otra vía.
• Quienes no usan ningún sistema informático para facturar, por ejemplo porque emiten las facturas a mano en un talonario.

Es una obligación que puede alcanzar a buena parte de los 3.472.357 trabajadores afiliados al RETA [Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, 2026], además de a las sociedades. Si dudas de si tu forma de facturar encaja en alguno de estos supuestos, conviene aclararlo antes de 2027.

¿Desde cuándo es obligatorio adaptarse?

Tras dos aplazamientos, las fechas vigentes son el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, entre ellos los autónomos. Así lo fijó el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025 [BOE, 2025].

El aplazamiento solo cambió las fechas: los requisitos técnicos siguen siendo los mismos. Cualquier folleto o correo comercial que hable de enero o julio de 2026 está desactualizado.

Nada impide adaptarse antes. De hecho, muchos programas ya ofrecen la funcionalidad y la Agencia Tributaria admite el envío voluntario de registros. Adelantarse tiene ventajas claras: resuelves las dudas sin presión, pruebas el sistema con tus facturas reales y evitas cambiar de programa a mitad de ejercicio, algo que complica el cierre contable y obliga a arrastrar dos históricos.

Si inicias una actividad cuando la norma ya sea exigible, la obligación te alcanza desde la primera factura: no hay periodo de gracia para los nuevos negocios.

¿Qué cambia en tus facturas con un sistema Verifactu?

Para tus clientes, el cambio más visible es un código QR impreso en cada factura, que permite comprobar en la sede electrónica de la Agencia Tributaria que la factura existe y coincide con lo registrado. El contenido obligatorio de la factura no varía: siguen siendo necesarios los mismos datos que exige el reglamento de facturación.

Por dentro, el cambio es mayor. Cada vez que emites una factura, el programa genera un registro de facturación con sus datos esenciales y una huella digital, conocida como hash, que se encadena con la del registro anterior. Si alguien intentara modificar o borrar una factura, la cadena se rompería y quedaría constancia.

Esto tiene consecuencias prácticas en tu día a día. Ya no podrás corregir una factura editándola: cualquier error se arreglará con una factura rectificativa o con un registro de anulación, que también queda registrado. Si todavía tienes dudas sobre el contenido mínimo o sobre cómo rectificar, repasa antes cómo hacer una factura correcta con todos los requisitos legales.

¿Es mejor la modalidad Verifactu o la no Verifactu?

El reglamento permite dos formas de cumplir. En la modalidad Verifactu, el programa remite automáticamente cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura. En la modalidad no Verifactu, los registros se guardan en tu propio sistema, con más requisitos técnicos, y solo se envían a Hacienda cuando esta los solicita.

Para la mayoría de autónomos y pequeñas empresas, la modalidad Verifactu es la más sencilla: el programa se encarga del envío, no hay que custodiar firmas ni registros de eventos y la trazabilidad queda garantizada desde el primer momento. La no Verifactu tiene sentido sobre todo en empresas con sistemas propios o con conectividad limitada.

En ambos casos, el programa debe contar con una declaración responsable de su fabricante que acredite que cumple el reglamento.

¿Cómo adaptar tu programa de facturación paso a paso?

La adaptación es más organizativa que técnica. Consiste en revisar cómo facturas hoy, comprobar si tu programa cumple o cumplirá los requisitos, decidir la modalidad y probar el sistema antes de la fecha límite. Con unos meses de margen, el proceso se hace sin interrumpir la actividad ni perder el histórico de facturas.

1. Haz inventario: anota con qué programas, cajas o TPV emites facturas, incluidas las simplificadas.
2. Pregunta a tu proveedor si el programa está adaptado y pide su declaración responsable.
3. Si usas una hoja de cálculo o un procesador de textos, plantéate pasar a un programa específico.
4. Elige la modalidad; salvo razones concretas, la Verifactu suele ser la más cómoda.
5. Revisa las series de facturación y las plantillas antes de activar el nuevo sistema.
6. Activa el envío voluntario unos meses antes y comprueba que los QR funcionan.

Si tu volumen de facturas es pequeño, la Agencia Tributaria ofrece en su sede electrónica una aplicación gratuita de facturación adaptada al sistema. También es buen momento para revisar si tu régimen de tributación sigue siendo el adecuado, algo que explicamos en la guía sobre estimación directa o módulos.

«Verifactu no se resuelve la víspera: elige el programa con meses de margen, pruébalo con facturas reales y llega a la fecha con el sistema funcionando.»

— Equipo de CM Asesoría

¿Qué sanciones hay por usar un programa que no cumple?

La Ley General Tributaria tipifica como infracción grave la tenencia de sistemas de facturación que no cumplan los requisitos o que permitan alterar los registros. Para los usuarios, la multa es de 50.000 euros por cada ejercicio en que se utilice un programa no conforme, una cuantía pensada para disuadir, no para corregir errores menores [BOE, 2021].

Los fabricantes y comercializadores tienen un régimen todavía más severo: 150.000 euros por cada ejercicio y por cada tipo de sistema que produzcan o vendan sin cumplir los requisitos o sin la declaración responsable.

La sanción al usuario no depende de que haya ocultado ventas: basta con usar un programa que no cumple. Por eso es importante conservar la declaración responsable de tu proveedor y cualquier comunicación que acredite que el sistema está adaptado.

Además, un programa no conforme debilita tu posición en cualquier comprobación: si la inspección detecta registros incompletos, será más difícil defender la veracidad de tus ingresos en el modelo 303 del IVA y en la renta.

¿En qué se diferencia Verifactu de la factura electrónica obligatoria?

Son dos obligaciones distintas que avanzan en paralelo. Verifactu regula cómo se generan y registran las facturas en tu programa, sea cual sea el cliente. La factura electrónica obligatoria regula el formato estructurado en que se envían las facturas entre empresarios y profesionales, y deriva de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece.

La factura electrónica entre empresas se desarrolla en el Real Decreto 238/2026. Su aplicación efectiva será escalonada: doce meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial que regule la solución pública de facturación, para quienes superen 8 millones de euros de volumen de operaciones, y veinticuatro meses después para el resto [Agencia Tributaria, 2026].

Un PDF enviado por correo no es una factura electrónica en este sentido: hará falta un formato estructurado que los sistemas puedan leer automáticamente. Por eso, al elegir programa, conviene exigir que cumpla ambas normas y no tener que migrar dos veces. En nuestros servicios de asesoría fiscal te ayudamos a hacer esa elección con criterio. Desde CM Asesoría recomendamos seguir las novedades que publique la Agencia Tributaria sobre esa orden ministerial, porque de ella dependen las fechas definitivas.

Preguntas frecuentes

¿Verifactu afecta a los autónomos en módulos?

Sí, si utilizan un programa informático para emitir facturas. La obligación depende de cómo se factura, no del régimen de tributación. Un autónomo en estimación objetiva que factura con un programa o un TPV con software de facturación deberá usar un sistema adaptado desde el 1 de julio de 2027.

¿Puedo seguir haciendo las facturas a mano?

Sí. Quien emite sus facturas de forma manual, por ejemplo en un talonario, no utiliza un sistema informático de facturación y queda fuera del reglamento. Eso sí, esas facturas deben cumplir todos los requisitos del reglamento de facturación y deberás registrarlas correctamente en tus libros.

¿Qué pasa si mi programa actual no se adapta?

Tendrás que cambiar a otro que cumpla antes de tu fecha de obligación. Conviene hacerlo con margen, preferiblemente al inicio de un ejercicio o de un trimestre, exportando antes el histórico de facturas y comprobando que la numeración de las series continúa correctamente en el nuevo sistema.

¿Tengo que enviar algo a Hacienda si elijo la modalidad Verifactu?

No de forma manual. Es el propio programa el que remite automáticamente cada registro de facturación a la Agencia Tributaria al emitir la factura. Tú solo tienes que facturar con normalidad y comprobar que el sistema está bien configurado y conectado.

¿Es obligatorio Verifactu si ya estoy en el SII?

No. Quienes llevan los libros registro del IVA a través del Suministro Inmediato de Información ya envían sus datos de facturación a la Agencia Tributaria por esa vía, por lo que quedan excluidos de los requisitos del reglamento de sistemas informáticos de facturación.

Referencias