Cómo leer una nómina: conceptos, cotizaciones y retenciones

La nómina es el documento laboral que más se recibe y, curiosamente, uno de los que menos se entiende. Muchas personas miran solo la cifra final, sin comprobar si el salario base, los pluses o la retención de IRPF son correctos. Y muchos empresarios firman nóminas sin saber exactamente qué están pagando.

En esta guía te explicamos cómo leer una nómina apartado por apartado, qué se descuenta y por qué, y cómo detectar los errores más habituales antes de que se conviertan en un problema.

¿Qué partes tiene una nómina y cómo se organiza?

La nómina, o recibo de salarios, sigue un modelo oficial con cuatro partes: un encabezado con los datos de la empresa y del trabajador, un bloque de devengos, un bloque de deducciones y un pie con las bases de cotización y las aportaciones de la empresa. El resultado final es el líquido a percibir.

El formato lo establece la Orden ESS/2098/2014, que aprobó el modelo de recibo individual de salarios. Las empresas pueden adaptarlo a sus programas, pero deben conservar su estructura y todos los datos obligatorios.

En el encabezado encontrarás el nombre y el código de cuenta de cotización de la empresa, tus datos personales, tu número de afiliación a la Seguridad Social, tu categoría o grupo profesional, tu antigüedad y el periodo de liquidación. Conviene revisar que la categoría coincida con las funciones que realmente desempeñas, porque de ella depende el salario de convenio.

¿Qué son los devengos y qué conceptos incluyen?

Los devengos son todas las cantidades que el trabajador cobra en el mes. Se dividen en percepciones salariales, que retribuyen el trabajo y cotizan en su totalidad, y percepciones no salariales, como dietas o gastos de transporte, que compensan gastos y están exentas de cotizar dentro de ciertos límites.

Entre las percepciones salariales están el salario base, los complementos salariales, las horas extraordinarias, las pagas extraordinarias y el salario en especie. Estos son los complementos más habituales:

• Antigüedad, cuando el convenio la reconoce.
• Plus de convenio, de transporte o de actividad, según el sector.
• Complementos de puesto, como nocturnidad, peligrosidad o turnicidad.
• Incentivos por objetivos o comisiones sobre ventas.

Las pagas extraordinarias pueden cobrarse en junio y diciembre o prorratearse en las doce mensualidades si el convenio lo permite. En el segundo caso aparecerán como un concepto más en cada nómina.

¿Qué se descuenta de la nómina para la Seguridad Social?

El trabajador aporta un 6,50 % de su base de cotización en 2026: un 4,70 % por contingencias comunes, un 1,55 % por desempleo si el contrato es indefinido, un 0,10 % por formación profesional y un 0,15 % por el mecanismo de equidad intergeneracional [Orden PJC/297/2026, 2026]. Estas cantidades las ingresa la empresa en su nombre.

Si el contrato es temporal, el tipo de desempleo del trabajador sube ligeramente, hasta el 1,60 %. Las horas extraordinarias cotizan aparte: un 2 % si son por fuerza mayor y un 4,70 % en el resto de casos.

El mecanismo de equidad intergeneracional, conocido como MEI, es una cotización finalista destinada al fondo de reserva de las pensiones. Su tipo aumenta cada año de forma gradual, por lo que es normal que la cifra cambie ligeramente de un ejercicio a otro.

Recuerda que la empresa paga, además, su propia cotización, bastante superior. Si quieres conocer el coste completo para el empleador, lo explicamos en la guía sobre cómo contratar a tu primer trabajador.

¿Cómo se calcula la retención de IRPF en la nómina?

La empresa aplica un porcentaje de retención calculado con el procedimiento del reglamento del IRPF, que tiene en cuenta el salario anual previsto, el tipo de contrato, los hijos, la discapacidad y otras circunstancias que el trabajador comunica. Ese porcentaje se aplica sobre los devengos sujetos y se ingresa en Hacienda como adelanto del impuesto.

Para que el cálculo sea correcto, el trabajador debe entregar a la empresa el modelo 145, con sus datos personales y familiares. Si cambian tus circunstancias, como el nacimiento de un hijo, conviene actualizarlo para que la retención se ajuste.

La retención no es el impuesto definitivo. Si se retiene de más, Hacienda te devolverá la diferencia en la declaración de la renta; si se retiene de menos, tendrás que pagarla. También puedes pedir por escrito que te apliquen un porcentaje superior al calculado. Quien cobra el salario mínimo no soporta retención por IRPF [Ministerio de Trabajo y Economía Social, 2026].

¿Qué son las bases de cotización y por qué aparecen en la nómina?

Se trata de las cantidades sobre las que se calculan las cotizaciones sociales. En la nómina aparecen normalmente dos: la base de contingencias comunes, que incluye la prorrata de las pagas extraordinarias, y la base de contingencias profesionales, que suma además las horas extraordinarias.

Son importantes porque determinan tus futuras prestaciones: la cuantía de una baja médica, del paro o de la jubilación se calcula a partir de lo que has cotizado. Una base inferior a la debida reduce hoy la cotización, pero también lo que cobrarás mañana.

Las bases tienen un mínimo, ligado al salario mínimo interprofesional, y un máximo, que en 2026 es de 5.101,20 euros mensuales [Orden PJC/297/2026, 2026]. Si tu salario supera ese máximo, cotizarás por el tope y, desde 2025, también por la llamada cotización de solidaridad sobre el exceso.

¿Cómo se lee una nómina con un ejemplo práctico?

Imagina una trabajadora con contrato indefinido, un salario base de 1.500 euros, un plus de convenio de 150 euros y las pagas extraordinarias prorrateadas, que suman otros 275 euros al mes. Su total devengado es de 1.925 euros, sobre el que se aplican las cotizaciones y la retención de IRPF para obtener el líquido.

Ejemplo de nómina mensual con pagas prorrateadas

Concepto	Importe	Explicación
Total devengado	1.925,00 €	Salario base, plus de convenio y prorrata de pagas
Seguridad Social (6,50 %)	−125,13 €	Contingencias comunes, desempleo, formación y MEI
IRPF (10 %)	−192,50 €	Porcentaje según salario anual y situación personal
Líquido a percibir	1.607,37 €	Importe que se ingresa en la cuenta

En el pie de la nómina, la base de contingencias comunes sería de 1.925 euros. Si en ese mes hubiera hecho horas extraordinarias, se sumarían a la base de contingencias profesionales y cotizarían aparte, con su propio tipo, pero no a la base de contingencias comunes. Sobre esa misma base, la empresa paga su propia cotización, que no se descuenta a la trabajadora pero forma parte del coste del puesto.

¿Qué errores de nómina conviene revisar cada mes?

Cada mes conviene comprobar la categoría profesional, que el salario base y los pluses coincidan con el convenio, que las horas extraordinarias estén reflejadas, que la retención de IRPF sea coherente con tu situación y que las bases de cotización se correspondan con lo que realmente cobras.

Estos son los errores que más encontramos al revisar nóminas:

• Una categoría profesional inferior a las funciones reales, que reduce el salario de convenio.
• Pagas extraordinarias prorrateadas sin que el convenio lo permita.
• Horas extra pagadas fuera de nómina, que no cotizan ni generan derechos.
• Retenciones de IRPF que no se actualizan tras una subida salarial o un cambio familiar.
• Antigüedad o subidas de convenio que no se aplican en la fecha correspondiente.

Si detectas un error, lo primero es comunicarlo a la empresa por escrito. Firmar la nómina solo acredita que la has recibido, no que estés conforme con su contenido.

En CM Asesoría Legal aconsejamos revisar cada nómina junto con el informe de bases de cotización que ofrece la Seguridad Social en Import@ss. Si las bases no coinciden con lo que cobras, conviene preguntar cuanto antes, porque de ellas dependen tu paro y tu jubilación.

¿Qué debe tener en cuenta el empresario al elaborar las nóminas?

El empresario debe aplicar el convenio vigente, cotizar por todas las percepciones salariales, calcular bien la retención de IRPF, entregar el recibo de salarios cada mes y conservar la documentación. Además, las retenciones se ingresan en Hacienda cada trimestre y las cotizaciones, cada mes en la Seguridad Social.

Una nómina mal elaborada no solo genera reclamaciones del trabajador; también puede dar lugar a actas de liquidación de la Inspección de Trabajo. Las reclamaciones de cantidades salariales prescriben al año, según el artículo 59 del Estatuto de los Trabajadores [BOE, 2015], mientras que Hacienda puede revisar las retenciones durante cuatro años.

Las nóminas y los seguros sociales son también un gasto deducible del negocio, tal como explicamos en nuestra guía de gastos deducibles para autónomos en IRPF e IVA, y sus retenciones forman parte del calendario fiscal del autónomo y la pyme.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre salario bruto y salario neto?

El salario bruto es la cantidad total que cobras antes de descuentos. El neto, o líquido a percibir, es lo que queda tras restar tu aportación a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Es la cifra que recibes realmente en tu cuenta.

¿Es mejor cobrar las pagas extraordinarias prorrateadas?

No cambia el total anual ni los impuestos. Prorratearlas reparte el dinero de forma uniforme cada mes; cobrarlas en junio y diciembre facilita afrontar gastos puntuales. La elección depende del convenio y, a veces, de un acuerdo con la empresa.

¿Cuánto tiempo debo guardar las nóminas?

Como mínimo, cuatro años, que es el plazo en que Hacienda puede revisar tu declaración de la renta. Para reclamar diferencias salariales el plazo es de un año, pero conviene conservar las nóminas mucho más tiempo, porque ayudan a comprobar tu vida laboral y tus cotizaciones.

¿Por qué ha cambiado mi retención de IRPF?

Puede deberse a una subida salarial, a un cambio de contrato, a la actualización de tu situación familiar o a una regularización al final del año. La empresa debe recalcular la retención cuando cambian las circunstancias que se tuvieron en cuenta.

¿Qué hago si mi nómina tiene un error?

Comunícalo por escrito a la empresa y pide su corrección. Si no se soluciona, puedes presentar una papeleta de conciliación y, después, una demanda por reclamación de cantidad, dentro del plazo de un año desde que debiste cobrar la cantidad.

Referencias

Entender la nómina da tranquilidad a los trabajadores y seguridad a las empresas. En CM Asesoría Legal elaboramos las nóminas y los seguros sociales de autónomos y pymes, los presentamos ante la Seguridad Social, aplicamos el convenio correcto y revisamos cada concepto para que tu equipo cobre lo que le corresponde y tu empresa cumpla sin errores ni sanciones.